Sihteeri

Kilpailun sihteeri

Urheilusäännöstön kohta 40.6 käsittelee lyhyesti sihteerin toimenkuvaa. Johtavista toimitsijoista ehkä juuri sihteerillä, kilpailun johtajan lisäksi, on pisin työskentelyaika, sillä hän osallistuu kilpailun järjestämiseen alusta loppuun (ja vähän enemmänkin!): sihteeri huolehtii usein tarvittavista lupa-asiapapereista, kilpailun lisämääräyksestä, ilmoittautumisista, ajajien sponsorilupien tarkastamisesta, kertalisensseistä tilityksineen, puhelintiedusteluista ennen kilpailua ja kilpailun aikana yms. Kilpailun jälkeen hänen tehtäviinsä kuuluu mm. jälkiselvittelyihin kuuluvat paperityöt kuten pöytäkirjat, raportit, tulokset Moottoriliittoon ja tiedostusvälineille.

Ennen kilpailua sihteerin tulee laatia anomukset ja anoa luvat sekä tehdä asiaankuuluvat ilmoitukset. Näitä ovat ainakin poliisin lupa, ilmoitus palokunnalle jatkotoimenpiteineen, maanomistajien luvat, Moottoriliiton kilpailulupa sekä ilmoitus terveydenhuoltoviranomaisille milloin kilpailussa myydään elintarvikkeita.

Kilpailun sihteerin tehtävänä on siis hoitaa ja vastata kaikesta kilpailuun liittyvästä virallisesta kirjeenvaihdosta. Siihen luetaan myös ilmoittautumislomakkeiden käsittely, niiden hyväksyminen sääntöjen ja ohjeiden mukaan sekä luonnollisesti ilmoituksen lähettäminen kaikille hyväksytyille ja mahdollisesti hylätyille.

Kilpailun järjestäjän on syytä huolehtia siitä, että sihteerillä on työnsä aikana käytettävissä kaikki tarvittavat välineet, kuten kirjoitus- ja kopiointikoneet ja riittävä määrä apulaisia koneita käyttämään.

Sihteerin tehtävänä on pitää hallussaan kaikki kilpailua koskevat asiapaperit kuten luvat, todistukset, saapuneet kirjeet ja ilmoittautumiset sekä jäljennökset lähetetyistä kirjeistä.

Kilpailun jälkeen sihteeri arkistoi kaiken edellä kuvatun materiaalin, jota tullaan tarvitsemaan seuraavaa kilpailua suunnitellessa. Kilpailun sihteeri ei toimi tuomariston sihteerinä. Tähän tehtävään tulee nimetä henkilö, jolla ei ole muita tehtäviä.